Informations pratiques (marchés publics)

Passer un marché public avec une collectivité n'est pas toujours très simple. Il y a quelques notions à connaître pour éviter de commettre des erreurs qui rendront votre offre non valide. Vous trouvez dans cette page tout ce qu'il faut savoir pour éviter les grosses erreurs et augmenter vos chances de succès.

Les achats des collectivités sont règlementés par le droit européen et le droit interne notamment le Code des marchés publics.
Trois principes fondamentaux régissent l'achat public :
  • La liberté d'accès à la commande publique qui signifie que toute entreprise doit être informée des consultations lancées par les collectivités,
  • L'égalité de traitement des candidats qui impose de donner les mêmes informations à tous les candidats,
  • La transparence des procédures qui constitue un droit à l'information pour chaque concurrent évincé

Ces principes ont pour objectif d'assurer l'efficacité de la commande publique mais avant tout une bonne utilisation des deniers publics.

Qu’est-ce qu’un marché ?


Un marché est un contrat conclu entre une collectivité et une entreprise, au terme d’une procédure, pour satisfaire un besoin en matière de travaux, de fournitures courantes ou de services.
Le titulaire du marché effectue ainsi une prestation en contrepartie d’un prix.

Qu’est-ce qu’un accord cadre ?

Ce n’est pas un marché public !
En effet, l’accord cadre ne donne pas directement une prestation aux entreprises mais constitue uniquement un dispositif permettant de sélectionner (sans connaissance précise du besoin) plusieurs entreprises qui seront remises en compétition ultérieurement.
Les titulaires de l’accord cadre ont ensuite une exclusivité de réponse aux remises en concurrence visant à l’attribution des marchés ultérieurs.

Les marchés ultérieurs sont appelés marché subséquent et sont donc attribués :
  • au terme d’une remise en concurrence limitée aux titulaires de l’accord-cadre
  • dans les conditions qui sont précisées au C.C.A.P de l’accord cadre initial


En pratique :
Pour l’accord-cadre, les entreprises remettent une grille indicative qui servira exclusivement de référentiel pour les marchés subséquents.
Pour les marchés subséquents, les entreprises titulaires de l’accord cadre remettent un bordereau des prix unitaires et/ou un devis qui constitueront une véritable offre adaptée à chaque marché subséquent.
Seul le titulaire d’un marché subséquent sera donc rémunéré pour une prestation fournie.
De manière générale, la procédure mise en œuvre par la Ville dépend de la nature et du montant du marché qu'elle souhaite passer.

La procédure dite adaptée (ou MAPA) :

C'est la procédure la plus couramment utilisée par la Ville.
Elle est mise en œuvre pour les marchés inférieurs à 200 000€ H. T. pour les fournitures courantes et services et à 5 000 000€ H. T. pour les travaux.
Pour un marché à procédure adapté :
  • les délais sont plus courts,
  • les documents et conditions de réponse sont simplifiés
  • une négociation avec les candidats est possible lorsque cette faculté et ses conditions de mise en œuvre sont prévues au règlement de la consultation.

Les procédures dites formalisées

Mises en œuvre pour les marchés supérieurs à 200 000€ H. T. pour les fournitures courantes et services et à 5 000 000€ H. T. pour les travaux, on retrouve parmi celles-ci les procédures " classiques " type appel d'offres, marché négocié (…) et des procédures plus innovantes comme le Système d'Acquisition Dynamique …
Pour un marché passé selon une procédure dite formalisée :
  • les délais sont trictement encadrées par le Code des Marchés Publics
  • les documents et conditions de réponse sont en grande partie imposés

La publicité

L'avis d'appel public à la concurrence (AAPC) est l'annonce publiée par la Ville destinée à informer les entreprises des principales caractéristiques du futur marché. Les obligations en terme de publication des avis sont définies par le code des marchés publics :
  • pour les marchés de fournitures, services et travaux inférieurs à 90 000 euros, la publicité doit être librement " adaptée " à l'objet et au montant du marché,
  • pour les marchés de fournitures, services et travaux supérieurs à 90 000 euros, la publication de l'AAPC est obligatoire :
    1. au BOAMP ou dans un journal d'annonce légal
    2. sur le profil d'acheteur de la collectivité (www. achatpublic. com)
    3. si nécessaire, dans la presse spécialisée
Afin de faciliter la recherche des entreprises, la Ville publie, parallèlement aux obligations règlementaires, l'ensemble de ses consultations sur son site Internet. Les entreprises ont ainsi la faculté :
  • d'être directement averties par e-mail des consultations lancées par la Ville en s'inscrivant gratuitement à l'"alerte marché ",
  • de consulter le contenu de l'ensemble des avis d'appel public à la concurrence publiés en ligne.

Le retrait du dossier de consultation

Les modalités d'obtention des dossiers figurent dans chaque publicité. De manière générale, les dossiers de consultations des entreprises sont disponibles :
  • gratuitement sur support papier après demande expresse du candidat,
  • par mail pour les procédures adaptées lorsque la taille du dossier le permet,
  • en téléchargement direct sur www. cacassonne. org et/ou par le biais de la plateforme www.achatpublic.com en fonction de la procédure et du montant du marché.
En pratique :
  • en cas de difficulté dans le téléchargement d'un dossier sur achatpublic. com, la plateforme permet aux entreprises de tester les pré-requis techniques et en cas de nécessité, de les installer gratuitement.
  • pour permettre aux entreprises de lire l'intégralité des dossiers, des visionneuses sont à disposition gratuitement dans la rubrique " Outils logiciels ".

Répondre seul ou à plusieurs ?


Pour donner plus de poids à une candidature, il peut être intéressant de répondre à plusieurs entreprises.
Le code des marchés publics permet aux entreprises de se présenter de trois manières différentes :
  • en candidat individuel
  • en Groupement Momentané d'Entreprises (GME) ou co-traitance
  • en sous-traitance.

Le groupement d'entreprises permet de mettre en commun des moyens (humains et matériels), d'avoir accès à de plus gros marchés et de s'associer uniquement pour un marché public donné.
Les opérateurs économiques peuvent se présenter sous forme de groupement solidaire (engagés financièrement et solidairement sur la totalité du marché) ou de groupement conjoint (chaque entreprise ne s'engage que pour la seule partie qu'elle exécute selon l'acte d'engagement).
En cas de réponse groupée l'utilisation du formulaire DC1 joint dans chaque dossier de consultation est vivement conseillée pour faciliter la tâche des entreprises.
La sous-traitance est généralement employée pour effectuer une petite partie du marché que le candidat n'est pas en mesure d'exécuter. Tout sous traitant doit être agréé par la Ville avant commencement des prestations lui incombant et sera directement payé.
La sous-traitance peut intervenir dès la remise de l'offre par le candidat ou en cours d'exécution du marché, l'utilisation du formulaire DC4 (constituant la demande d'agrément à la ville) est alors requise.

Produire les éléments essentiels pour optimiser ses chances

Le règlement de la consultation présent dans chaque dossier comporte l'ensemble des éléments et indications permettant aux entreprises de répondre à la consultation :
  • caractéristiques principales du dossier,
  • liste des documents constituant le dossier de consultation,
  • date et modalités de remise des offres,
  • (…)

Il indique également la liste exhaustive des informations et documents à produire et les critères d'attribution du marché.

En pratique :
  • l'acte d'engagement doit impérativement être remise complété ET signé sous peine d'irrecevabilité de l'offre,
  • dans le cas des marchés à prix unitaires, un bordereau de prix non remis ou incomplet entraîne également l'irrecevabilité de l'offre.

Il est souvent demandé aux candidats de produire un mémoire technique ou une note méthodologique. Seul document personnalisé de l'offre, il est déterminant dans l'attribution du marché. Il doit ainsi être précis, adapté à chaque marché et montrer que le candidat a bien compris les exigences et les besoins spécifiques de la Ville
En cas de doute sur des prestations demandées ou d'incompréhension, les entreprises ont la faculté de demander des informations complémentaires à la Ville.
A ce titre chaque règlement de la consultation précise :
  • le délai pendant lequel les candidats ont la faculté de demander des précisions
  • les coordonnées et modalités pratiques


Les questions doivent alors être adressées par écrit au service des marchés publics qui transmettra la réponse à l'ensemble des entreprises (identifiées) ayant retiré le dossier de consultation afin de ne pas rompre l'égalité de traitement des candidats.

Depuis le 1er janvier 2010 l'identification des opérateurs économiques pour accéder aux documents de la consultation n'est plus obligatoire. Toutefois, la Ville attire l'attention des entreprises sur le fait que cette identification permet d'informer l'ensemble des candidats ayant retiré ou téléchargé un dossier des modifications ou précisions éventuellement apportées en cours de procédure. A défaut, il appartient aux entreprises de récupérer les informations communiquées.

Quand ?

Pour qu'une offre soit recevable, elle doit impérativement être réceptionnée avant les date et heure limites précisées dans la publicité et/ou le règlement de la consultation.
Il s'agit d'une exception au principe "du cachet postal faisant foi" et à ce titre toute offre arrivée hors délai devra être retournée à son expéditeur non ouverte.
Le service des marchés public est ouvert :
  • du lundi au jeudi de 8H00 à 12H30 et de 13H30 à 18H00
  • le vendredi de 8H00 à 12H30

Comment ?

La publicité et règlement de la consultation précisent les formes sous lesquelles l'offre peut être transmise :

Sur format papier :

Le pli cacheté indiquant l'objet du marché et la mention " ne pas ouvrir "est alors remis contre récépissé ou envoyé par la poste par pli recommandé avec avis de réception postal

Par voie dématérialisée :

La Ville a recours à cet effet à la plateforme www.achatpublic.com. Depuis le  1er janvier 2012, la ville accepte les plis électroniques pour tout marché supérieur à 90 000€ HT.
Les entreprises souhaitant répondre électroniquement doivent :
  • posséder un certificat de signature pour une personne habilitée à engager l'entreprise,
  • utiliser les logiciels de signature électronique mis à disposition sur achatpublic. com pour signer les documents qui composent ses plis.
La Liste des autorités de certification reconnues par achatpublic. com ainsi que les informations pratiques sur son utilisation sont disponibles à l'adresse :
www.achatpublic.com/apc3/acliste.php

ATTENTION
  • les documents nécessitant une signature manuscrite sur format papier doivent obligatoirement être signés électroniquement,
  • il est inutile de signer puis scanner les documents avant l'envoi électronique dans la mesure où :
    - la signature électronique suffit à elle seule,
    - un document signé manuellement puis scanné n'a aucune valeur en l'absence de signature électronique.
    - l'offre dématérialisée, tout comme l'offre papier doit obligatoirement être réceptionnée par la Ville avant les date et heure limites.

La confidentialité des offres remises par voie électronique est assurée par un système d'horodatage qui retrace la date et l'heure exacte d'ouverture des plis électronique

Pour plus de sécurité, une offre portant la mention " copie de sauvegarde " peut être transmise parallèlement à l'envoi électronique sur CD ROM ou format papier.
Celle-ci sera uniquement ouverte :
  • si un virus est détecté dans l'offre transmise par voie électronique.
  • si l'offre électronique n'est pas parvenue dans les délais ou n'a pu être ouverte, sous réserve que la copie de sauvegarde soit parvenue dans les délais.
La Commission compétente, choisit, après classement des propositions reçues, l'offre ou les offre(s) "économiquement la plus avantageuse".

Cette dernière est déterminée, après analyse des documents produits par chaque candidat, en fonction des critères pondérés indiqués expressément dans l'avis d'appel public à la concurrence et dans le règlement de la consultation.
En fonction de la nature et du montant du marché, il peut s'agir de la valeur technique, des qualités fonctionnelles, des délais d'exécution et/ou de livraison, du prix, du service après vente et de l'assistance technique, des performances en matière de protections de l'environnement…

Dans tous les cas, les critères seront appréciés et notés sur la base des documents demandés dans le règlement de la consultation et effectivement remis par les entreprises.

Certains marchés à bons de commande peuvent être "multi-attributaires", la Ville retient alors plusieurs entreprises et la répartition des bons de commande sera réalisée, dans la limite des montants fixés dans le marché, entre les différents titulaires.
Les modalités de répartition des bons de commande sont précisées dès le départ dans les pièces du dossier et plus particulièrement dans le C. C. A. P.
Le candidat classé en première position doit produire dans les délais impartis les justificatifs fiscaux et sociaux prévus à l'article 46 du code des marchés publics, soit en l'occurrence :
  • Une attestation de fourniture des déclarations sociales et de paiement des cotisations et contributions de sécurité sociale émanant de l'organisme de protection sociale chargé du recouvrement des cotisations et des contributions (URSSAF, MSA…) datant de moins de 6 mois.
  • Dans le cas où l'immatriculation de l'entreprise au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ou au Répertoire des Métiers (RM) est obligatoire, ou lorsqu'il s'agit d'une profession réglementée, l'un des documents suivants :
    • Un extrait de l'inscription au RCS (K ou K-bis), délivré par les services du greffe du tribunal de commerce et datant de moins de 3 mois.
    • Une carte d'identification justifiant de l'inscription au RM.
    • Un devis, un document publicitaire ou une correspondance professionnelle, à condition qu'y soient mentionnés le nom ou la dénomination sociale, l'adresse complète et le numéro d'immatriculation au RCS ou au RM ou à une liste ou un tableau d'un ordre professionnel, ou la référence de l'agrément délivré par l'autorité compétente.
    • Un récépissé du dépôt de déclaration auprès d'un centre de formalités des entreprises pour les personnes en cours d'inscription.
    NOTA : Les pièces susvisées sont à produire tous les six mois jusqu'à la fin de l'exécution du marché
  • Les attestations et certificats délivrés par les administrations et organismes compétents prouvant que les obligations fiscales et sociales ont été satisfaites ou l'état annuel des certificats reçus (formulaire NOTI2).

Si le candidat à un marché ne fournit pas les documents demandés dans le délai imparti, son offre est rejetée et le candidat éliminé. Dans ce cas, le candidat dont l'offre a été classée immédiatement après la sienne est sollicité pour produire les certificats et attestations nécessaires avant que le marché ne lui soit attribué
Si le titulaire d'un marché ne fournit pas les documents tous les six mois jusqu'à l'achèvement du marché, celui-ci pourra être résilié à ses torts.

L'information :

Bien qu'il n'existe d'obligation que dans le cadre des procédures formalisées, la Ville a choisi de tenir expressément informé l'ensemble des candidats à une consultation du classement de leur proposition en leur indiquant leur notation en comparaison de l'offre retenue.
Outre ce positionnement, les candidats non retenus dans le cadre d'une procédure formalisée, sont automatiquement informés :
  • du nom de l'attributaire et des motifs qui ont conduit au choix de son offre
  • de la durée du délai minimal avant la signature du marché

Les recours :

Les courriers adressés aux candidats non retenus stipulent les délais et voies de recours pouvant être éventuellement engagés soit en l'occurrence :
  • Référé précontractuel devant le TA jusqu'à la signature du marché
  • référé contractuel devant le TA saisi au plus tard le 31ème jour suivant la publication de l'avis relatif à l'attribution du marché ;
  • recours gracieux adressé à la Ville
  • recours prévus par le code de justice administrative auprès du TA dans un délai de 2 mois à compter de la notification de la décision du pouvoir adjudicateur, de l'accomplissement des mesures de publicités appropriées relatives à l'attribution du marché.

En cas de litige :
  • l' organe chargé des procédures de médiation est le C. C. I. R. A. L sis Préfecture de Région, 2 Bd Paul Peytral, 13006 MARSEILLE
  • le tribunal administratif compétent est le Tribunal de Montpellier sis 6 rue Pitot, 34 000 MONTPELLIER.
La notification marque la fin de la procédure et consiste en l’envoi d’une copie des pièces du marché à l’attributaire.
Celle-ci ne peut intervenir :
  • qu'à l'issue de l'ensemble des formalités précitées,
  • qu'une fois la décision du maire ou la délibération du Conseil Municipal relative à la conclusion du marché transmise en Préfecture.
Le marché prend effet à la date de réception de la notification, toutefois, son exécution peut ne débuter qu’ultérieurement, en fonction des indications figurant au marché :
  • soit à compter de la notification emportant démarrage des prestations,
  • soit à compter de la notification d'un ordre de service,
  • soit à compter de l'émission d'un bon de commande.
Une fois la procédure achevée, le marché s’exécute dans les conditions précisées dans ses pièces.
La rubrique "contact" permet à chaque fournisseur de :
  • poser des questions et obtenir les informations souhaitées dans les meilleurs délais,
  • soumettre toute suggestion pour faire évoluer le portail "marchés publics".

Le portail de l'Economise, des finances, et de l'industrie :
www.economie.gouv.fr/daj/marches-publics

Accéder au code des marchés publics :
www.legifrance.gouv.fr/affichCode.do?cidTexte=LEGITEXT000005627819

Accéder à la plateforme achatpublic.com :
www.achatpublic.com/sdm/ent/gen/index.do
Informations complémentaires: